Tietosuojaseloste

 

 

Isännöinti Susu Tossavainen Oy:n rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on yrityksen Isännöinti Susu Tossavainen Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 03.11.2019. Viimeisin muutos 03.11.2019.

Isännöinti Susu Tossavainen Oy:n asiakkaita ovat isännöinnissä ja manageerauksessa olevat yhtiöt, sekä koulutus- ja konsultointiasiakkaat kuten oppilaitokset ja kertaluonteiset konsultointiasiakkaat.

 

1. Rekisterinpitäjä

Isännöinti Susu Tossavainen Oy (y-tunnus 3095040-2), Kuohunharjuntie 26, 36200 Kangasala.

Isännöinnissä ja manageerauksessa olevien yhtiöiden rekisterien osalta rekisterinpitäjänä on kyseinen yhtiö itse. 

Koulutus- ja konsultointiasiakkaiden rekisterien ylläpitäjänä toimii kyseinen asiakas.

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Susu Tossavainen, s-posti: susu.tossavainen (a-t) isannointioy.fi, puh: 041-3185454

 

3. Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on asiakasrekisteri.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (5.12.2018/2050) mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on:
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (esim. asiakassuhde, työsuhde, jäsenyys).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja asiakassuhteen ylläpito.

Taloyhtiöiden henkilörekisterien sisältämien henkilötietojen käsittely perustuu asuntoosakeyhtiölakiin, minkä lisäksi tietoja käsitellään taloyhtiön päivittäisen hallinnon hoitamiseksi ja järjestämiseksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

 

Isännöinti- ja manageerausasiakkuuden hoitaminen vaatii osakas-, asukas- ja tilojen käyttäjien asiakasrekisterin ylläpitoa. Asiakasrekisterissä on henkilö- ja yhteystietojen lisäksi huoneistojen ja tilojen tiedot, sekä sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat. 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Henkilötietoja säilytetään vain tarvittava aika, joka on erikseen määritelty. Lisäksi tarvittaessa joitain tietoja voidaan säilyttää kauemmin niiltä osin kuin se on tarpeen laissa asetettujen velvollisuuksien, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien vastuiden, toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
Taloyhtiörekisterissä olevia tietoja säilytetään osakeluetteloon merkittävien tietojen osalta lakiin perustuen osakkeenomistajan sekä aiempien omistajien osalta 10 vuoden ajan omistuksen päättymisestä (AOYL 2:14).

Säilyttämisen perusteena on rekisterinpitäjän ja käsittelijän vahingonkorvausvelvollisuuden vanhentuminen (laki velan vanhentumisesta 7 §). Taloyhtiöiden pöytäkirjat ja esim. remonttirekisterin tiedot säilytetään yhtiön olemassaolon ajan ilman aikarajoitusta lakiin perustuen.

Työsuhteeseen liittyviä tietoja säilytetään tarpeellisilta osin 10 vuoden ajan. Säilytysajan perusteena on  työsopimuslain mukainen velvollisuus antaa työtodistus.

Asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin tarvittaessa korkeintaan 10 vuoden ajan tiedon vastaanottamisesta. Säilyttämisen perusteena on rekisterinpitäjän ja käsittelijän vahingonkorvausvelvollisuuden vanhentuminen (laki velan vanhentumisesta 7 §).

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkuuden perustamisen yhteydessä yrityksen käyttämään tietojärjestelmään. Lisäksi rekisteriä ylläpidetään ja täydennetään tiedoilla, joita saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

 

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Osakeluetteloon merkityt ja isännöitsijäntodistuksella annettavat tiedot luovutetaan asuntoosakeyhtiölain nojalla tietoihin oikeutetuille tahoille. Osakeluettelon julkisuudesta ja tiedonsaantioikeuksista on säädetty tarkemmin AOYL 2 luvun 15 §:ssä, ja isännöitsijäntodistuksella annettavista tiedoista sekä todistukseen oikeutetuista AOYL 7 luvun 27 §:ssä Isännöitsijäntodistuksella annettavista tiedoista on säädetty tarkemmin valtioneuvoston asetuksella osakehuoneistojen pinta-alan mittaustavasta ja isännöitsijäntodistuksesta (365/2010).

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille (esimerkiksi lukko- ja huoltoliikkeille, viranomaisille ja  perintätoimistoille) henkilötietojen käsittelyn tarkoitusta palveleviin tarkoituksiin, kuten taloyhtiön ja isännöintiyrityksen sopimuskumppaneille, silloin kun se on tarpeen osapuolten välisten sopimusvelvoitteiden tai oikeuksien täyttämiseksi.

Työntekijärekisterin tietoja voidaan luovuttaa työsuhteen ja velvoittavat lainsäädännön asettamissa rajoissa viranomais- ja työnantajan velvoitteiden hoitamiseen liittyville tahoille. 

Tietoja ei siirretä tai luovuteta Euroopan Unionin ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (“oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Mikäli tarkastus- ja/tai oikaisupyyntö liittyy taloyhtiöiden rekistereihin, tulee pyyntö esittää kyseiselle pyynnön kohteena olevalle taloyhtiölle jonka rekisterissä olevia tietoja pyyntö koskee.